איך מתכננים צילום של אירוע השקה או אירוע מותג?

צילום אירוע השקה צריך להתחיל מהשאלה מה המותג רוצה שיישאר אחרי שהאירוע נגמר. תיעוד של אנשים ואווירה הוא חלק חשוב, אבל הוא אינו תמיד מספיק. אירוע יכול לייצר סרטון מסכם, תוכן בזמן אמת, ראיונות, תמונות ליחסי ציבור, חומר לקמפיין ותוכן פנימי - בתנאי שמגדירים זאת לפני פתיחת הדלתות.

ככל שהבריף ברור יותר, קל יותר לצוות הצילום להיות במקום הנכון ברגע הנכון ולאסוף את החומרים שיידרשו בהמשך.

מגדירים למי התוכן מיועד

לפני שמחליטים מה לצלם, צריך להבין מי אמור לראות את התוכן אחרי האירוע. לכל קהל יש מטרה אחרת והבחירה משפיעה על הרגעים שנתפוס, האנשים שנראיין והאופן שבו נערוך את התוצרים.

• משתתפי האירוע - תוכן שמאפשר להם לחזור לרגעים המרכזיים, לזהות את עצמם ולשתף את החוויה.
• לקוחות ועוקבים שלא נכחו - סרטונים ותמונות שמכניסים אותם לאווירה ומראים להם מה התרחש באירוע.
• עובדים והנהלה - תיעוד שמתאים לתקשורת פנימית, לסיכום הפעילות ולחיזוק החיבור למותג.
• לקוחות פוטנציאליים - תוכן שמציג את המותג, המוצר והחוויה בצורה שאפשר להשתמש בה גם לאחר האירוע.
• עיתונאים - כאשר מתוכננת חשיפה תקשורתית, כדאי להכין תוצרים קצרים וברורים שאפשר להעביר לפרסום.

אם התוכן מיועד גם לשותפים עסקיים, מגדירים עבורם מטרה ותוצרים נפרדים. עיתונאים ושותפים עסקיים אינם אותו קהל ולכן לא נכון לאחד אותם תחת אותו סעיף.

אילו תוצרים אפשר להפיק מאירוע אחד?

• סרטון אווירה קצר לפרסום מהיר.
• סרטון מסכם רחב יותר.
• סדרת סטוריז או קטעים אנכיים.
• תמונות ערוכות לשימוש מיידי.
• ראיונות עם מנהלים, אורחים או אנשי מקצוע.
• סרטונים קצרים מכל ראיון.
• תמונות מוצר, מיתוג ועיצוב החלל.
• חומרי גלם לקמפיינים ולתקשורת בהמשך.
• תוכן פנימי לעובדים או לשותפים.

לא חייבים לבחור הכול. המטרה היא להחליט אילו תוצרים חשובים מספיק כדי להקצות להם זמן, צוות ועמדות צילום.

בונים רשימת רגעים שחייבים להיכנס

באירוע אין אפשרות לחזור על כל רגע. לכן מכינים רשימה של נקודות שאסור לפספס:

1. קהל והגעה
2. במה ונאומים
3. פרטי עיצוב ומיתוג
4. ראיונות
5. מוצר
6. רגעים מרכזיים

תוצרים: סרטון אווירה, תוכן מהיר, תמונות וראיונות

• החלל לפני כניסת האורחים.
• מיתוג, שילוט, מוצר ועיצוב.
• הגעת אורחים ורגעי קבלת פנים.
• דברי פתיחה, נאומים או חשיפה מרכזית.
• הדגמה, הופעה או פעילות.
• תגובות ואינטראקציות טבעיות.
• אנשים חשובים או קבוצות שחייבים לתעד.
• רגע סיום או תמונה קבוצתית.

כדאי להעביר לצוות מראש את לוח האירוע, שמות ותמונות של אנשים מרכזיים ופרטים על רגעים שתלויים בתזמון.

צילום אווירה הוא יותר מצילום של קהל

כדי שהצופה ירגיש את האירוע, צריך לבנות רצף: המקום, הפרטים הקטנים, הכניסה, המפגש, הפעילות, התגובות והשיא. צילום רחב מסביר איפה אנחנו, צילום בינוני מציג את ההתרחשות וקלוז-אפ נותן תחושה של חומר, אוכל, מוצר והבעה.

גם תנועת המצלמה צריכה להתאים למותג. אירוע אופנה, כנס מקצועי והשקת מוצר טכנולוגי אינם צריכים להיראות אותו דבר.

איך מתכננים ראיונות באירוע?

ראיון טוב דורש מקום, זמן וסאונד. אם מזמינים אנשים לדבר באמצע רחבה רועשת, גם תשובה מצוינת עלולה להיות קשה לשימוש.

מומלץ להכין:

• פינה יחסית שקטה עם רקע ששייך לאירוע.
• תאורה קבועה שאינה תלויה בשינויי המקום.
• רשימת מרואיינים וסדר הגעה.
• שתיים עד ארבע שאלות קצרות לכל סוג מרואיין.
• אדם שמביא את המרואיינים ומוודא שהם זמינים.
• ניסוח נכון של שמות ותפקידים לצורך כתוביות.

במקום לשאול רק “איך היה?”, כדאי לבקש תשובה שמכילה מידע: מה הוצג, מדוע זה חשוב, מה חדש ומה המשתתף לוקח מהאירוע.

מתי צריך יותר מצלם אחד?

כאשר כמה דברים קורים במקביל, צלם יחיד נאלץ לבחור. בזמן נאום עשויים להתרחש תגובות בקהל; בזמן ראיונות ממשיכה הפעילות המרכזית; ובאירוע גדול יש לעיתים כמה חללים.

צוות נוסף יכול להיות נחוץ כאשר:

• יש במה וקהל שצריך לצלם במקביל.
• מתקיימים ראיונות בזמן האירוע.
• צריך גם וידאו וגם סטילס בהיקף רחב.
• יש כמה מוקדים או פעילות סימולטנית.
• נדרשת עריכה תוך כדי האירוע.

ההחלטה צריכה להיעשות לפי לוח האירוע והתוצרים, לא רק לפי מספר האורחים.

תוכן בזמן אמת ועריכה באותו יום

באירועי השקה ויחסי ציבור, המהירות יכולה להיות חלק מהמטרה. אם צריך לפרסם במהלך האירוע או מיד אחריו, יש להכין מראש פורמטים, לוגו, פונטים, מוזיקה מאושרת, טקסטים ואיש קשר שמוסמך לאשר.

כדאי להחליט מראש:

• מה נמסר במהלך האירוע ומה ביום שאחריו.
• מי בוחר את הקטעים.
• מי מאשר את העריכה.
• היכן העורך יושב וכיצד החומרים מגיעים אליו.
• האם קיימת גישה יציבה לאינטרנט אם נדרשת העלאה.

ללא מסלול אישור קצר, גם עריכה מהירה יכולה להיתקע בגלל החלטות שאינן קשורות לצילום.

צילום מותגים, חסויות ומוצרים

אם יש שותפים או נותני חסות, צריך להגדיר אילו נכסים חייבים להופיע ובאיזו צורה. חשוב לצלם את המיתוג כחלק טבעי מהאירוע וגם ליצור כמה פריימים ברורים שבהם אפשר לזהות אותו.

כאשר יש מוצר מרכזי, לא מסתפקים בכך שהוא נראה ברקע. מתכננים צילום נקי שלו, שימוש במוצר, תגובות של אנשים ופרטים שמסבירים מה הושק.

פרטיות ואישורי צילום

באירועים מסוימים נדרש שילוט שמיידע על צילום, הסכמה ממרואיינים או התייחסות מיוחדת לקטינים ולאורחים שאינם רוצים להופיע. האחריות והנוסח צריכים להיקבע עם הגורם המשפטי או מפיק האירוע בהתאם לאופי האירוע והשימוש המתוכנן.

מה צריך להופיע בבריף לצוות הצילום?

• מטרת האירוע ומטרת התוכן.
• קהלי היעד והפלטפורמות.
• לוח זמנים מלא.
• רשימת רגעים ואנשים חשובים.
• פירוט התוצרים והפורמטים.
• דוגמאות לשפה החזותית הרצויה.
• כללי מותג, לוגו ופונטים.
• זמני מסירה ואישור.
• מגבלות צילום, פרטיות או שימוש.
• אנשי קשר ביום האירוע.

שאלות נפוצות

מתי צוות הצילום צריך להגיע?

בדרך כלל לפני כניסת האורחים. כך אפשר לצלם את החלל, המיתוג והמוצר כשהכול מסודר, לבדוק תאורה וסאונד ולהכיר את המסלול לפני שהאירוע מתחיל.

האם צריך גם צלם וידאו וגם צלם סטילס?

אם שני סוגי התוצרים חשובים ובאירוע יש רגעים שלא חוזרים, עדיף להקצות להם אנשי צוות נפרדים. בהפקה קטנה אפשר לשלב, אך צריך להבין שיהיו פשרות בקצב ובכיסוי.

כמה זמן צריך להיות סרטון מסכם?

האורך נקבע לפי הפלטפורמה והמטרה. סרטון קצר יכול להעביר שיאים ואווירה, בעוד סרטון ארוך יותר יכול לשלב נאומים, הסבר וראיונות. לעיתים נכון להפיק שתי גרסאות.

האם צריך לבחור מוזיקה מראש?

אם יש מסירה מהירה או שפה מותגית ברורה, בחירת כיוון מוזיקלי מראש חוסכת זמן. בכל מקרה יש לוודא שהשימוש במוזיקה מתאים לפרסום המתוכנן.

האירוע נגמר, התוכן ממשיך לעבוד

ב-CREITIX אנחנו מתכננים צילום של השקות ואירועי מותג לפי מה שצריך לצאת מהם - מאווירה וראיונות ועד תוכן מהיר לפרסום. אנחנו מלווים את ההכנה, הצילום והעריכה כדי להפוך אירוע חד-פעמי למאגר חומרים שימושי. לתכנון הצילום באירוע הבא, ניתן ליצור קשר דרך האתר.